Bien rédiger un e-mail

L’e-mail est devenu le principal moyen de communication d’une entreprise. On l’utilise pour prospecter, dialoguer avec ses clients, passer des commandes, recevoir des factures, envoyer des rapports, etc.

Afin de construire et conserver une bonne image auprès de ses interlocuteurs, il est primordial de savoir rédiger et utiliser correctement ce canal de communication.

Choisir une bonne adresse

L’adresse mail peut exprimer le sérieux d’une entreprise ou au contraire, renvoyer une image négative. Il faut donc la choisir avec soin.

Les adresses Yahoo, caramail, hotmail et autres solutions gratuites inspirent peu confiance. L’idéal est donc d’acheter un nom de domaine afin d’obtenir une adresse mail personnalisée du type : [email protected]

Autre point important, les pseudonymes sont à proscrire. Une adresse comme [email protected] ne fera qu’exprimer un manque de professionnalisme et de sérieux. Cela peut paraitre évident, mais si l’exemple ci-dessus est volontairement exagéré, beaucoup font tout de même ce type d’erreurs.

L’objet du mail

Avant d’envoyer un e-mail, vous devez spécifier l’objet de ce dernier. La personne qui reçoit un message de votre part regardera en priorité cet élément et déterminera sans avoir ouvert le mail, s’il doit être supprimé, classé en spam, ouvert tout de suite ou ultérieurement.

Autrement dit, pour être certain qu’un message soit lu et considéré comme une priorité par le réceptionnaire, l’objet du mail doit être pertinent et rédigé avec soin

Il faut donc savoir à qui l’on s’adresse pour employer le ton et le langage approprié. Ce qui permettra de maximiser le potentiel d’ouverture du mail.

Quelques règles à respecter

• L’objet ne doit pas être trop long. Il semblerait (selon certaines études sur le sujet) que les e-mails les plus efficaces soient ceux dont la longueur de l’objet ne dépasse pas les 50 caractères.

• N’oubliez pas que votre correspondant reçoit beaucoup d’e-mails dont certains sont directement classés en spam par leur gestionnaire de messagerie.

Il faut donc à tout prix éviter les termes utilisés par les annonceurs publicitaires (Promotion, gagnez, découvrez, etc.) car votre message pourrait être classé dans les spams.

Le contenu du mail

Quel que soit l’objet, le contenu d’un mail obéit aux mêmes règles qu’un article destiné au web. Qu’il s’agisse d’un mail de prospection, d’une simple demande de devis auprès d’un prestataire ou d’une réponse à un client, le contenu doit être irréprochable sur le plan rédactionnel (orthographe, grammaire, etc.).

Le ton que vous employez est également important, car il exprime votre personnalité personnelle, tout autant que l’identité de l’entreprise que vous représentez.

Votre langage doit s’adapter à vos interlocuteurs.

Si vous prospectez beaucoup via e-mail, vous pouvez confier la rédaction de vos messages à des rédacteurs

La signature

Elle permet d’indiquer au réceptionnaire à qui il doit adresser une réponse. Elle doit contenir le nom de l’émetteur, son poste dans l’entreprise et ses cordonnées professionnelles.

En aucun cas, une signature ne doit contenir de citations ou d’émoticônes.

Beaucoup pensent rendre leur signature plus intéressante de la sorte, mais cela renvoie une image négative.

Il faut rester sobre en ne mettant que le nécessaire.

Vous pouvez éventuellement ajouter le slogan de votre entreprise ou un logo.

Conclusion

• Vous devez avoir une adresse qui montre votre sérieux et votre professionnalisme

• Ne négligez pas l’impact de l’objet de vos messages

• Pour bien rédiger vos e-mails, vous devez connaitre vos interlocuteurs afin d’adapter votre langage

• La qualité rédactionnelle est primordiale

Notre Conseil

Prenez le temps de bien relire vos messages avant de les envoyer, car un e-mail rempli de fautes peut être perçu comme un manque de considération, de respect ou de professionnalisme.

Pour être certain que vos messages soient toujours perçus d’une manière positive, vous pouvez confier la rédaction de vos e-mails à une agence comme Webtoo.